Die Schnittstelle ...

• erstellt auf Ihren Wunsch zu Ihrer in KLIPS erfassten Veranstaltung einen entsprechenden Kurs in ILIAS.
• weist automatisch die in KLIPS eingetragenen Dozenten/Personen dem Kurs in ILIAS als Kursadministrator zu.
• aktualisiert Ihren Kurs in ILIAS bei vorgenommen Änderungen in KLIPS.
• weist Studierende, die Ihre Veranstaltung über KLIPS belegt haben, Ihrem Kurs in ILIAS automatisch als Kursteilnehmer zu.

Darüber hinaus können Sie ...

• in KLIPS zu Ihrer Veranstaltung zusätzliche Personen angeben, die als "ILIAS-Kursadministrator" Ihrem Kurs in ILIAS zugefügt werden, aber im Vorlesungsverzeichnis nicht erwähnt werden.

Der Einsatz der Schnittstelle lohnt sich um so mehr für die folgenden Szenarien:

• Szenario 1: Ergänzung einer einzelnen Präsenzveranstaltung um Online-Lernmaterialien

Sie möchten für einzelne Veranstaltungstypen wie z.B. Vorlesung, Übung oder Seminar Lernmaterialien online für Ihre Studierenden zur Verfügung stellen. Die Schnittstelle übernimmt in diesem Falle für Sie die aufwändige Erstellung des Kurses sowie die Zuordnung der Dozenten und Teilnehmer in ILIAS. Sie müssen in ILIAS Ihrem Kurs nur noch die Materialien hinzufügen.

• Szenario 2: Ergänzung von Präsenzveranstaltungen mit mehreren Tutorien/Arbeitsgruppen um Online-Lernmaterialien

Sie haben Veranstaltungen wie bspw. Vorlesung mit integrierter Übung bzw. Tutorien? In diesem Fall bietet Ihnen der Einsatz der Schnittstelle enorme Vorteile. Die Schnittstelle übernimmt in diesem Falle für Sie nicht nur die aufwändige Erstellung aller entsprechenden Kurse sowie die Zuordnung der Dozenten und Teilnehmer in ILIAS. Zusätzlich können Sie für die Verteilung der Studierenden auf die Übungen und/oder Tutorien alle Vorteile von KLIPS nutzen! Die Studierenden belegen insbesondere die Tutorien mittels ihrer Prioritätsangaben über KLIPS und werden im Anschluss entsprechend der Zuteilung automatisch den Übungen und/oder Tutorien in ILIAS zugeordnet. Auf diese Weise entfallen aufwändige Zuordnungsverfahren sowohl für die Dozenten, als auch für die Studierenden.

Sie können in diesem Szenario für alle Veranstaltungen die entsprechenden Lernmaterialien einstellen und als Dozent zum einen mit allen Kursmitgliedern gleichzeitig sowie zum anderen gezielt mit den einzelnen Mitgliedern der Tutorien/Arbeitsgruppen per Mail kommunizieren. Auch die Leiter der Tutorien können in diesem Szenario zielgruppenspezifisch Material einstellen und mit ihren Tutoriumsteilnehmern kommunizieren.

Bei KLIPS, dem Kölner Lehr-, Informations- und Prüfungs-Service, handelt es sich um ein Veranstaltungs- und Prüfungsmanagementsystem, welches auf den Softwareprodukten der Firma Hochschul-Informations-Systeme GmbH – kurz HIS - basiert. KLIPS verwaltet u.a. auch Daten zu Veranstaltungen, Dozenten und Teilnehmern. Daten, die ebenfalls innerhalb des an der Universität zu Köln verwendeten und zentral unterstützten Learninging Management Systems ILIAS Verwendung finden. Eine Nutzung der in KLIPS vorhandenen Daten in ILIAS, und damit eine Verbindung dieser beiden Systeme, liegt daher nahe. Dank freundlicher Genehmigung und umfangreicher Hilfestellung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, war es uns möglich, eine dort entwickelte Schnittstelle zwischen KLIPS und ILIAS bei uns zu nutzen und sukzessive an die Bedarfe der Universität zu Köln anzupassen.

In Kurzform aktuelle Zahlen zum letzten Synchronisationslauf (01.11.2009):

• 1677 Veranstaltungen/Kurse und 216 Arbeitsgruppen (Tutorien) in Kursen
• 132.193 übertragene Kursbelegungen durch Studierende in KLIPS

Eine Homogenisierung vorhandener IT-Strukturen und der in diesem Rahmen verwendeten Softwaresysteme schafft vielfache Mehrwerte. So ergeben sich einige Vorteile für die entsprechenden Zielgruppen :

Für Sie als Studierende

• Keine gesonderte Registrierung an der Lernplattform ILIAS nötig

Studierenden, die ihre Veranstaltungen über KLIPS belegen, zu denen es einen entsprechenden E-Learning gestützten Kurs in ILIAS gibt, wird bei Bedarf automatisch ein Benutzerkonto mit den entsprechenden Basisdaten ihres Studierendenaccounts (Benutzername, Vor- und Nachname sowie UzK-E-Mail-Adresse) erstellt. Die Studierenden melden sich bei ILIAS direkt mit den Daten ihres S-Mail-Account an und "aktivieren" bei erstmaliger Anmeldung ihr Benutzerkonto.

• Kein langes Suchen in ILIAS nach Kursen zu Veranstaltungen

Studierende, die ihre Veranstaltungen über KLIPS belegen, zu denen es eine entsprechende E-Learning gestützte Veranstaltung in ILIAS gibt, finden diese nach erfolgter Übertragung durch die Schnittstelle direkt auf ihrem persönlichen Schreibtisch in ILIAS. Auf diese Weise entfällt ein langwieriger Suchprozess durch das Magazin von ILIAS.

• Sortierung der Veranstaltungen nach dem Stand des aktuellen Vorlesungsverzeichnis

Durch die Schnittstelle wird im Magazin die komplette Struktur des jeweils aktuellen Vorlesungsverzeichnisses abgebildet. Veranstaltungen, zu denen es einen entsprechenden E-Learning gestützten Kurs in ILIAS gibt, werden an der Position im Magazin eingehangen, an der sie auch in KLIPS zu finden sind. Hinweise dazu: Falls eine Belegung über KLIPS vorgenommen wird, ist eine Navigation durch diese  Struktur im Magazin von ILIAS nicht nötig! In diesem Fall finden die Studierenden die belegten Veranstaltungen/Kurse direkt auf ihrem persönlichen Schreibtisch. Dozenten haben zudem die Möglichkeit, leicht aus ihren eigenen Kategorien im Magazin (Lehrstuhl) auf die Veranstaltungen in der Vorlesungsverzeichnisstruktur zu verweisen.

• Ein zentraler Ort zur Verwaltung der belegten Veranstaltungen

Für Studierende, die KLIPS zur Verwaltung ihrer Veranstaltungen nutzen, finden die vorgenommenen Verwaltungsprozesse ebenfalls in ILIAS Anwendung. Bedeutet, dass in KLIPS vorgenommenene Stornierungen beziehungsweise Abmeldungen vom Studierenden und/oder von KLIPS auch zur Aktualisierung des Anmelde- bzw. Abmeldestatus in ILIAS führt.

• Anmeldung bei ILIAS-Kursen auch weiterhin ohne KLIPS möglich

Nicht alle Veranstaltungen erzwingen die Notwendigkeit, sich bei ihnen über KLIPS anzumelden. Dozenten steht es auch weiterhin frei, Studierenden die Möglichkeit zu bieten, über ILIAS einem Kurs beizutreten. In diesem Fall greifen die Einstellungen zur Kursverwaltung in ILIAS.

• (Im Ausbau befindlich:) Auf Dauer hohe Aktualität und Integrität der Daten von KLIPS und ILIAS

Durch den ständigen Abgleich der Daten in ILIAS aus KLIPS, sind die Daten und die Informationen zu den aus KLIPS übertragenen Kursen in ILIAS weitestgehend aktuell. Aktualisierungen, die von Dozenten in KLIPS vorgenommen werden, werden nach ILIAS ebenfalls übertragen.

Für Sie als Dozenten

Dozenten bzw. ILIAS-Kursadministratoren werden von vielen administrativen und formalen Tätigkeiten entlastet:

• Nur einmaliges Erfassen der Daten zur Veranstaltung in KLIPS nötig.

• Kein Anlegen eines Kurses und nochmalige Erfassung der zugehörigen Daten in ILIAS erforderlich.

• Aufgrund der Orientierung am jeweils aktuellen Vorlesungsverzeichnis wird keine Strukturierung bzw. Ordnung der Kategorien und Kurse innerhalb der eigenen Arbeitsbereiche in ILIAS mehr erforderlich.

• Kein zusätzliches Erstellen von Zutrittsbeschränkungen zu den Kursen in ILIAS notwendig. Im Zweifel genügt ein Kurs-Passwort, ohne Bekanntgabe.

• Aufgrund der Möglichkeit, in ILIAS Kurse im Ganzen wie auch in Teilen zu kopieren, besteht für Dozenten die komfortable Möglichkeit Objekte aus bereits erstellten Kurs-Templates oder durchgeführten Kursen in die automatisch generierten Kurshüllen zu transferieren.

• Kein manuelles oder alternatives Zulassen und Anmelden der Teilnehmer eines Kurses ist mehr nötig.

Alle Studierenden, welche ihre Veranstaltungen über KLIPS belegen, zu denen es einen entsprechenden E-Learning gestützten Kurs in ILIAS gibt, werden entsprechend der Belegungsphasen von KLIPS automatisch zu Kursteilnehmern in ILIAS. Ebenso werden Abmeldungen und Stornierungen berücksichtigt und Aktualisierungen in ILIAS automatisch vorgenommen.

• Effizientere Verfahren zur Vergabe von Rechten zum Kursbeitritt

Aufgrund der in KLIPS einstellbaren Zulassungsbeschränkungen und Verteilungsalgorithmen, können Dozenten sicher sein, dass nur Studierenden dem ILIAS-Kurs beitreten können, welche die notwendigen, in KLIPS eingestellten und kontrollierten Zulassungsvoraussetzungen erfüllen. Eine simple Kontrolle über einen Passwortbeschränkten Zutritt in ILIAS wird daher obsolet.

• Leichter Zugang zu ILIAS und E-Learning

• Dozenten, die bereits ILIAS nutzen und ihre Veranstaltung mit E-Learning unterstützen bzw. ergänzen, werden auf diese Weise entlastet. Sie können sich somit intensiver mit der Planung, Durchführung und Kontrolle der Veranstaltung sowie mit dem Ausbau des mehrwertigen Einsatzes von E-Learning in ihrer Lehre auseinandersetzen.
• Dozenten, die ILIAS noch nicht nutzen bzw. ihre Veranstaltung bislang noch nicht mit ILIAS unterstützen und/oder ergänzen, bekommen auf diese Weise unverbindlich und ohne viel Aufwand eine standardisierte ILIAS gestützte-Lernumgebung zur Verfügung gestellt. Ideal für die ersten Gehversuche im Bereich E-Learning.

• Dozenten bestimmen, ob Kurs in ILIAS generiert wird

Die Möglichkeit, sich zu seiner Veranstaltung einen ILIAS Kurs generieren zu lassen ist freiwillig. Jeder Dozent hat in KLIPS optional die Möglichkeit, zu seiner Veranstaltung automatisiert einen Kurs in ILIAS generieren zu lassen, indem er im Register "E-Learning" ein Häkchen bei "ILIAS" setzt. Nur bei gesetztem Häkchen wird auch ein entsprechender Kurs in ILIAS generiert.

• (Im Aufbau:) Angabe zusätzlicher Kursbetreuer für ILIAS-Kurs in KLIPS

Um eine umfassendere, reibungslosere und effizientere Betreuung der Kurse in ILIAS zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, in KLIPS bei der Erfassung der Veranstaltungsdaten entsprechende ILIAS-Kursadministratoren mit anzugeben. Diese werden (eine entspr. Autorisierung vorausgesetzt) ebenfalls mit in die Kursadministratoren-Rolle in ILIAS mit aufgenommen.

Damit die KLIPS-ILIAS-Schnittstelle wie beschrieben funktionieren kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, auf die im Folgenden näher eingegangen wird.

Generell:Alle im Rahmen der Veranstaltung in KLIPS erfassten Personen (z.B. Dozenten, Mitarbeiter und Studierenden), müssen über einen Account (Benutzerkonto) vom Rechenzentrum verfügen,  damit ihre Daten korrekt von KLIPS nach ILIAS übertragen werden können. Für Dozenten und Mitarbeiter ist dies entsprechend deren Mitarbeiter-Account bei Studierenden der S-Mail-Account. Diese Anforderung wird im Rahmen der Einführung eines hochschulweiten Identity Managements unverzichtbar.

• In KLIPS:

Voraussetzung dafür, dass für die Veranstaltung aus KLIPS ein entsprechender Kurs in ILIAS angelegt wird, ist das Setzen eines entsprechenden Häkchens (Flags), im Register „E-Learning“ von KLIPS. Systemseitig ist das Häkchen nicht gesetzt. Dies bedeutet, dass eine automatisierte Übertragung der Veranstaltung aus KLIPS nach ILIAS vom Dozenten aktiv gesetzt werden muss.

• In ILIAS:

Dozenten, Mitarbeiter und Studierenden müssen sich in ILIAS mit ihrem Rechenzentrums-Account anmelden/einloggen. Ältere Accounts, welche z.B. über das Registrierungsformular von ILIAS oder manuell von ILIAS Administratoren vorgenommen wurden, verlieren in diesem Zusammenhang ihre Gültigkeit. Von einer Zusammenführung dieser beiden Account Typen (Konten) in ILIAS  raten wir dringendst ab! Eine solche Zusammenführung hat zur Konsequenz, dass auch der Rechenzentrums-Account von der KLIPS-ILIAS-Schnittstelle nicht mehr korrekt genutzt werden kann. Alte Accounts, die in ILIAS bereits mit denen aus dem LDAP-Verzeichnis zusammengeführt wurden, bitten wir wieder zu trennen. Ob dies bei Ihnen der Fall ist, können Sie innerhalb Ihres „Persönliches Profil“s auf dem Persönlichen Schreibtisch ersehen. Differieren Ihr ILIAS-Benutzername und der Eintrag im Feld „externes Benutzerkonto“, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.

Wir möchten Sie darum bitten, uns als E-Learning/ILIAS Team in allen Fällen zu kontaktieren, in denen Probleme auftreten (z.B. Belegung eines Studierenden einer Veranstaltung über KLIPS, aber keine erfolgte Zuweisung zu ILIAS-Kurs). Wir werden in solchen Fällen nach der Ursache für den Fehler forschen, so dass er für die Zukunft behoben ist. Ferner nehmen wir zudem eine entsprechende nicht automatisch vorgenommene Zuteilung, wie in dem o.g. Beispiel, manuell vor.

Die Schnittstelle zwischen KLIPS und ILIAS entwickeln wir für Sie als Mitglieder der Universität zu Köln. Sie sind daher unser wichtigster Informationsträger für die Bedarfsermittlung und die Mitteilung von konstruktivem Feed-back. Sollten Sie also als Studierender, Dozent, Mitarbeiter oder sonstiges Mitglied der UzK Anregungen oder Hinweise zur Weiterentwicklung der Schnittstelle haben, so bitten wir darum uns diese mitzuteilen. Dies gilt ebenfalls für den Einsatz um die Nutzung der Lernplattform ILIAS. Nutzen Sie bitte für diese Fälle den Bereich "Kontakt".